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前几天，新来的同事表情严肃地把我叫到身旁。 当时吓了一跳，感觉会有大事。
原来是新来公司，陆续接收了大量的文档。存文档容易，直接丢进一个文件夹，可是后期找起来就麻烦了。 说实话，这个问题之前自己也遇到过。 今天就分享一些解决方案。 1.要删的文件暂时先留着。 这个是血泪的教训。 有时「以为」没用的文件，就会顺手删除。可是过一段时间后又发现，它还有用处。于是只能望着垃圾箱恨自己当时手贱。 后来改进了流程：
毕竟，如果一个月后都觉得没用，那么应该也不会再用了。 2.重要文件扫描备份。 虽然现在大多数都是电子文档，但也会遇到一些纸质文件，比如合同。 这类文件一般牵涉多方利益，一不小心，容易引起纠纷。 为了避免一些不必要的麻烦，我会把相关材料（包括呈批件、合同、付款单等）都扫描备份，以防不时之需。 常用的备份软件包括：
3.印象笔记里建一个「默认笔记本」。 笔记软件是个好东西，但大多数朋友使用时都会面临一个问题：纠结到底将笔记存放在哪个文件夹里。 如果时间紧急，这个思考过程反而会耽误时间。 所以，我索性建了一个「默认笔记本」，不确定的时候就都丢在里面。 等到空闲时间，再集中分配。 
↑ 默认笔记本 4.重要的物品注明保存位置。 之前去一个同事住处，发现他那里像刚被打劫过一样。 询问之后才发现，原来他刚刚是在找户口本，可怎么都找不到，索性翻了个底朝天，终于在某个角度找到。 关于重要物品，我喜欢在印象笔记里注明它在哪个抽屉。 等到需要的时候，直接搜索。 千万不要高估我们大脑的记忆力！ 5.定期备份。 之前勒索病毒吓坏了好多人，也让大家开始意识到备份文件的必要性。 在备份这件事上，我有两个场景： 第一，核心文件随时备份。 这里推荐一下坚果云，直接在文件夹处点击右键，即可选择同步。之后在里面添加或者修改，都会自动在云端备份。 第二，每隔三个月定期备份。 Win 10 系统有个好处，可以设置插入移动硬盘后自动备份电脑文件。具体操作路径如下： 1.插入移动硬盘； 2.点击桌面右下角的「通知」符号，然后选择「所有设置」； 
↑ 选择「所有设置」 3.选择「更新和安全」； 
↑ 点击「更新和安全」 4.点击「备份」； 
↑ 选择「备份」 5.在「更多选项」里，可以设置需要备份的文件夹。 PS：移动硬盘我买的是西部数据。 6.文件标签管理法。 文件命名其实也有讲究。 传统的命名一般是 ***工作报告。 进一步是 ***工作报告20170717。 我的方法则是：同时标注相关人，比如 ***工作报告#201707017#曹将。 这个好处是，增加一个维度，方便之后检索。 在检索上，推荐一个工具：Everything。它能够非常非常快的根据关键字找到文件，强烈推荐！ 
↑ Everything 7.微信好友添加后及时备注。 说到标签管理，这里多说一个帮助很大的习惯：对好友进行备注。 在微信上，很多朋友都只是一面之缘。将来某天他突然发来「在吗」，第一反应一般是「他是谁？什么时候认识的？」，尴尬至极。 几次之后，我开始做一个改变，在备注里注明相关信息，比如：
不在乎形式，只在乎根据这些相关词，能记起两人之间的联系。 8.电子邮件自动归档。 很多朋友都会使用 QQ 邮箱，这里推荐一个它的杀手级功能：邮件自动归档。 它的好处是，只要邮件满足某个固定的准则，比如发件地址都是「@***.com」，那么自动归入某个文件夹。 操作方法是： 第一，点击 QQ 邮箱上方的「设置」。 
↑ 选择「设置」 第二，选择「收信规则」，点击「创建收信规则」。 
↑ 在「收信规则」里选择「创建收信规则」 第三，设置相关的收信规则，例如：
↑ 设置收信规则 有了这个操作，邮件所属就清晰了。 划个重点 1.要删的文件暂时先留着。桌面设置「临时文件夹」。 2.重要文件扫描备份。推荐「扫描宝」「扫描全能王」和「Scanner Pro」。 3.印象笔记里建一个「默认笔记本」。 4.重要的物品注明保存位置。推荐在笔记软件里记录，比如印象笔记。 5.定期备份。一是通过坚果云备份特定文件夹，二是通过硬盘自动备份整个电脑文件。推荐西部数据硬盘。 6.文件标签管理法。***报告 #时间 #相关人。推荐搜索工具「Everything」。 7.微信好友添加后及时备注。 8.电子邮件自动归档。工具「QQ邮箱」。 我是尾巴 我是个很笨的人，很多东西都记不住。 但后来发现，笨也是个好事，因为这样，我会去借助工具来把一系列琐事归集整理。反而腾出大脑容量去做其他事。 这样看来，做一个笨人也挺好的，哈哈。 晚安好梦。 金色旋风创业www.hackp.com 整理分享 
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